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沧州鸿禧文化传播有限公司
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庆典活动策划中要注意的事项

沧州庆典既然是庆祝活动的一种形式,那么它就应当以庆祝为中心,把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。惟独如此,庆典的宗旨——塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响,才能够真正地得以贯彻落实。
  庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到全面的体现。
  (1)庆典策划:确定来宾及发放请柬;来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之,来宾要具有一定的代表性;发放请柬要求:请柬提前7—10天发放。重要来宾请柬发放后,组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。
  (2)设计庆典活动程序;一般程序:主持人宣布开典;介绍来宾;由组织的重要领导或来宾代表讲话;安排参观活动;安排座谈或宴会;邀请重要来宾留言或提字。
  (3)落实致辞人和剪彩:;致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人,客方为德高望重、社会地位较高的知名人士;选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。
  (4)编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料,将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者,还应在其材料中添加较详细的资料,以方便记者写作新闻稿件。
  (5)庆典活动的接待工作;设置接待室。对所有来宾,都应热情接待,耐心服务;对重要来宾,要由组织领导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。
  在庆典的筹备组织内,根据实际需要,下设若干专项小组,分别针对如公关、礼宾、财务、会务等各专项负责,使权责清晰明确。其中礼宾组,最为重要。
  庆典的礼宾接待组,通常由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。具体工作有以下几项:一,来宾的迎送。二,来宾的引导。即由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点。三,来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,以便关心与照顾。四,来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。
  举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点,应精心布置好。对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接地关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的设计程序,在布置举行商务类型的庆典现场时,需要通盘考虑:
  一,地点选择。
  因秉承“量体裁衣”原则,根据庆典目的结合实际进行选择,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。
  二,环境美化。在着力烘托出热烈、隆重、喜庆气氛的同时突出举办单位特色,避免“喧宾夺主”。
  三,场地大小。根据参加人数合理选择,过大或过小都会影响庆典效果。
  四,音响准备。对于曲目严格审查,使其符合整体烘托要求。对于设备严格把关,调试工作做细做好。
  最后,庆典程序详尽清晰。仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:一,时长适度。二,过程明晰。依照常规,一次庆典大致上应包括下述几项程序:
  预备:请来宾就座,出席者安静,介绍佳宾。
  第一项,宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位之歌。
  第二项,本单位主要负责人致辞。其内容是,对来宾表示感谢,介绍此次庆典的缘由,等等。其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之处。
  第三项,邀请嘉宾讲话。大体上讲,出席此次的上级毛要领导、协作单位及社区关系单位,均应有代表讲话或致贺辞。
  第四项,安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的宗旨。
  沧州鸿禧认为应当精心拟定好庆典的具体程序。一次庆典举行的成功与否,与其具体的程序不无关系。仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:第一,时间宜短不宜长。大体上讲,它应以一个小时为其极限。这既为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾。第二,程序宜少不宜多。

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